Система учета и автоматизации в юридических фирмах
Юридическая фирма имеет дело с клиентами и документами, поэтому автоматизация деятельности позволяет систематизировать и организовать надежное хранение информации по каждому клиенту, его делам, сотрудникам фирмы, которые эти дела ведут. Программа автоматизации включает три раздела, ответственных за разные состояния данных и их назначение.
Начинается работа с блока Справочники, который заполняют только один раз при первом запуске. Информация, размещаемая в нем, – это сведения о самой юридической фирме, на основании которой будут выстраиваться рабочие процессы. В этом блоке две папки. Первая – это Организация, состоящая из четырех вкладок.
На первом месте – Виды ставок, где определяют цену за единицу времени разной продолжительности – час или день, согласно которой будет рассчитана стоимость предоставляемых услуг. На втором – Отделения, где перечисляют филиалы юридической фирмы, далее идет вкладка Сотрудники со списком работников фирмы, имеющих отношение к программе, и вкладка Финансовые статьи, в которой указаны статьи расходов и источники доходов. В списке работников фиксируют их ставки для автоматического начисления сдельной заработной платы.
Следующая папка в меню системы учета УСУ в блоке носит название Рассылка, здесь хранятся текстовые шаблоны для формирования различных сообщений, отправляемых юридической фирмой клиентам для оповещения о состоянии их дел, завершении или пролонгации. Рассылка может иметь разный характер – от сугубо индивидуальных уведомлений до сообщений массового характера.
Второй большой раздел – это Модули, тут идет оперативная работа по ведению повседневной отчетности и учета рабочих данных, которые сотрудники вносят в свои электронные отчетные формы, поскольку каждый работает в персональном пространстве и ведет персональные журналы отчетности.
Программа автоматизации разделяет права пользователей во избежание утечки служебной информации, которая является не только коммерческой, но и личной. Для этого каждый сотрудник, ведущий проекты, получает в свое пользование логин и пароль к нему, которые формируют ему свою зону ответственности. В этом блоке, как и в Справочниках, всего две папки – Организация и Рассылка, включающие уже иную информацию по одному и тому же предмету интереса. Все работы, выполняемые юридической фирмой, называются проектами и обозначены разными статусами, а для пущего разграничения еще и цветом.
